Email manuel

-40%

Délai régularisation

100%

Quittances tracées

3 étapes

Relance progressive

Dès qu'un loyer est détecté comme payé, Reglio génère la quittance et l'expédie au locataire au bon format, avec le détail loyer/charges et la période concernée. En cas d'absence de paiement à l'échéance, une séquence de relances cadrée prend le relais : message courtois, rappel formel, puis mise en demeure si nécessaire. Vous standardisez vos échanges, vous gardez une trace propre, et vous évitez les improvisations qui font perdre du temps — tout en restant conforme aux usages locatifs.

Bénéfice 1

Envoi automatique

Quittances générées et envoyées dès l'encaissement

Bénéfice 2

Relances cadrées

Séquence progressive et professionnelle

Bénéfice 3

Historique complet

Tous les échanges horodatés et archivés

Le constat

Pour qui et quels problèmes ?

Ce pilier s'adresse aux bailleurs qui veulent arrêter les envois "à la main" et les relances au cas par cas.

Dans les faits, beaucoup alternent entre modèles Word, copier-coller de mails et fichiers PDF stockés un peu partout. Les délais s'allongent, les messages ne sont pas homogènes, et on ne sait plus précisément ce qui a été envoyé, à qui et quand.

En automatisant la production des quittances et en cadrant des relances progressives, Reglio remet de l'ordre, réduit les oublis et sécurise la relation avec le locataire.

La solution

Ce que fait concrètement ce pilier

Dès qu'un encaissement couvre intégralement l'échéance, Reglio prépare la quittance avec toutes les mentions utiles : identité des parties, adresse du bien, période, ventilation loyer/charges et cumul le cas échéant. Le document est archivé dans le dossier et envoyé au locataire par le canal choisi.

Si le paiement est partiel, l'application ne déclenche pas de quittance : elle propose un reçu partiel indiquant le solde restant, pour éviter toute ambiguïté.

Côté relances, vous définissez une cadence type (par exemple J+3, J+7, J+15) et des messages gradués. Chaque étape reprend le contexte (montant, période, références de bail), enregistre l'envoi et attend une évolution de statut avant de passer à l'étape suivante. À chaque instant, vous pouvez suspendre, modifier le ton, joindre une pièce ou marquer la situation comme résolue.

Génération automatique

Quittance créée dès l'encaissement validé

Séquence intelligente

Relances J+3, J+7, J+15 personnalisables

Messages cadrés

Ton professionnel et progression graduelle

Archivage complet

Tous les documents horodatés et disponibles

En pratique

Comment ça marche ?

Le pilier s'appuie sur l'état des paiements et sur l'échéancier issus des autres modules : dès qu'une échéance est marquée "payée", la quittance est générée et l'horodatage de l'envoi est consigné.

Si, à l'échéance, aucun paiement correspondant n'est détecté, la première relance est prête ; si le locataire règle entre deux étapes, la séquence s'arrête d'elle-même.

Vous conservez la main à chaque étape : validation avant envoi, édition du message, ajout de coordonnées ou d'une mention spécifique. En fin de mois, vous retrouvez toutes les pièces et tous les échanges classés par lot et par locataire.

La promesse et les résultats

L'engagement est double : délivrer des quittances propres, sans retard, et réduire le délai de régularisation lorsqu'un impayé survient.

Dans la pratique, vous supprimez les manipulations répétitives, vous gagnez des heures chaque mois et vous améliorez la prévisibilité des encaissements. Les locataires sont informés de manière claire, au bon moment, et vous disposez d'un historique opposable en cas de contestation.

Témoignages terrain

Exemples concrets

Primo-bailleur improvisé

"J'envoyais mes quittances le week-end, avec des formulations différentes à chaque fois. Parfois j'oubliais, parfois je relançais trop fort ou trop tard. Aucune cohérence."

Multi-propriétaire dispersé

"Entre plusieurs modèles Word, des PDFs stockés partout et des emails perdus dans ma boîte, je ne savais plus qui avait reçu quoi, ni quand. C'était le chaos administratif."

Un primo-bailleur qui envoyait ses quittances le week-end suivant a désormais des documents qui partent le jour même de l'encaissement, sans intervention.

Lorsqu'un locataire paie avec quelques jours de retard, la première relance — factuelle et courtoise — était déjà partie ; le paiement a été régularisé avant la seconde étape, sans escalade.

De son côté, un multi-propriétaire qui gérait plusieurs modèles hétérogènes a uniformisé ses messages : l'équipe n'envoie plus de mails "perso", tout passe par Reglio avec un suivi automatique des statuts.

Données & intégrations

Les informations de bail (identité des parties, montants, période, modalités), l'échéancier et le statut des paiements alimentent les documents. Les quittances sont conservées dans le dossier et téléchargeables à tout moment.

Les relances utilisent vos modèles et votre cadencement ; vous choisissez les canaux que vous souhaitez activer (email par défaut ; courrier à générer en PDF pour envoi postal si besoin). Les exports (PDF, tableau récapitulatif des envois) sont disponibles pour vos archives ou pour votre assureur/gestionnaire.

Preuves & réassurance

La logique "quittance si et seulement si paiement intégral" évite les erreurs de forme. Chaque document est versionné et horodaté, avec la mention de la période et des montants.

Les relances suivent une progression lisible, restent factuelles et conservent un ton professionnel, ce qui contribue à désamorcer les tensions et à prouver votre bonne foi en cas d'échange plus formel.

Indicateurs suivis

Vous suivez le taux d'envoi à l'heure des quittances, le délai moyen de régularisation après la première relance, la part d'échéances nécessitant plus d'une relance, le taux de paiements partiels, ainsi que le nombre de mises en demeure émises. Des rapports mensuels vous donnent une vision claire de l'efficacité de vos messages.

Découvrez les 5 autres piliers de Reglio

Chaque pilier travaille en synergie pour automatiser intégralement votre gestion locative.

Connexion sécurisée
à leur banque

→ Détection automatique des loyers perçus

Ajout rapide d'un
nouveau locataire
par IA

→ Scannez le bail ou la carte d'identité,
Reglio fait le reste