Régularisation des charges : calcul pas à pas (+ modèle de courrier et tableau d’exemple)
Étapes, pièces à réunir, calcul, délais, TEOM, consultation des justificatifs 6 mois, prescription 3 ans. Modèle de courrier et tableau d’exemple inclus.
Régularisation des charges : calcul pas à pas (+ modèle de courrier et tableau d’exemple)
En fin d’année, vous devez comparer les provisions versées par le locataire et les dépenses réelles récupérables, puis régulariser (à payer ou à rembourser). Voici le mode d’emploi clair, un tableau d’exemple et un modèle de courrier prêt à envoyer.
En bref — 1) Réunissez tous les justificatifs (copro, contrats, factures, TEOM). 2) Calculez la part récupérable pour votre lot. 3) Comparez au total des provisions. 4) Notifiez le décompte détaillé et laissez 6 mois pour consulter les pièces. 5) Vous avez 3 ans pour régulariser.
1) Provisions vs forfait : êtes-vous concerné ?
- Location vide : en général provisions avec régularisation annuelle.
- Location meublée : au choix dans le bail — provisions (avec régularisation) ou forfait (montant fixe, pas de régularisation).
2) Pièces à réunir
- Relevé définitif de charges de copropriété (et état de répartition).
- Contrats et factures : entretien chaudière/ESP, espaces verts, éclairage communs, eau/compteurs, etc.
- TEOM (taxe d’enlèvement des ordures ménagères) depuis l’avis de taxe foncière.
- Récap des provisions versées par le locataire sur la période régularisée.
3) Ce qui est récupérable (rappels utiles)
On récupère uniquement les dépenses listées par les textes (ex. eau froide/chaude, chauffage collectif, ascenseur, entretien parties communes, petites réparations, TEOM...). Les frais de gestion, gros travaux, honoraires syndic ne sont pas récupérables.
4) Calcul pas à pas
- Établir la base : additionnez les dépenses récupérables pour l’année (quote-part du lot incluse).
- Comparer avec le total des provisions versées par le locataire sur la même période.
- Différence :
- Si dépenses > provisions → solde à payer par le locataire.
- Si dépenses < provisions → remboursement au locataire.
- Ajuster la provision pour l’année suivante (voir §6).
Exemple (tableau à reprendre)
| Poste | Montant annuel (€) | Note |
|---|---|---|
| Eau & parties communes | 420 | Récupérable |
| Entretien chaudière & VMC | 150 | Récupérable |
| Espaces verts | 90 | Récupérable |
| TEOM (avis taxe foncière) | 180 | Récupérable (hors frais de gestion) |
| Total dépenses récupérables | 840 | |
| Provisions versées par le locataire | 780 | |
| Solde à payer (ou à rembourser) | +60 | À verser par le locataire |
5) Notification & consultation des pièces
- Envoyez au locataire un décompte détaillé (poste par poste).
- Laissez pendant 6 mois l’accès aux justificatifs (factures, contrats, relevés copro, etc.).
- Proposez un rendez-vous de consultation si nécessaire (sur place ou en copie scannée).
6) Ajuster la provision pour l’année suivante
Nouvelle provision mensuelle recommandée = (Total dépenses récupérables de l’année N) / 12, arrondi à l’euro près. Vous pouvez lisser selon les hausses connues (eau, énergie, copro).
7) TEOM : quand et comment la refacturer
- Refacturez la TEOM telle qu’indiquée sur votre avis de taxe foncière (sans frais de gestion ni frais d’émission).
- Si vous ne faites pas de provisions (ou premier bail en cours d’année), réclamez la TEOM dès l’avis reçu, sinon à la régularisation annuelle.
8) Délais & cas particuliers
- Prescription : vous avez 3 ans pour régulariser (et le locataire a 3 ans pour réclamer un trop-perçu).
- Délai IRL : indépendant des charges (la révision du loyer obéit à d’autres règles).
- Forfait (meublé) : pas de régularisation — si le forfait devient insuffisant, une révision contractuelle (indexation) ou un avenant négocié s’impose.
9) Modèles prêts à l’emploi
A) Courrier de régularisation (locataire doit un solde)
Objet : Régularisation annuelle des charges – [Adresse du logement]
Madame, Monsieur,
Veuillez trouver le décompte détaillé des charges pour la période du [date début] au [date fin].
Provisions versées : [€] — Dépenses récupérables : [€] — Solde à régler : [€].
Les justificatifs (factures/contrats/relevés) sont tenus à votre disposition pendant 6 mois. Merci de régler le solde sous 15 jours par virement sur [RIB].
Cordialement,
[Signature]
B) Courrier de régularisation (vous devez rembourser)
Objet : Régularisation annuelle des charges – Remboursement
Madame, Monsieur,
Après comparaison des provisions et des dépenses récupérables pour la période du [date début] au [date fin], il ressort un trop-perçu de [€].
Ce montant sera déduit de votre prochain avis d’échéance / remboursé sous 15 jours.
Vous pouvez consulter les justificatifs pendant 6 mois sur demande.
Cordialement,
[Signature]
Fini les tableurs et les oublis — Reglio importe vos relevés de copro, calcule la part récupérable, génère le décompte et ajuste la provision automatiquement.
FAQ
Dois-je attendre le relevé définitif de copro ?
Oui, il permet d’avoir la ventilation récupérable/non récupérable par lot.
Combien de temps le locataire peut-il contester ?
En pratique, conservez les pièces et tenez-les à disposition pendant 6 mois ; la prescription des arriérés est de 3 ans.
Puis-je régulariser en cours d’année ?
Oui si une dépense importante est connue (ex. TEOM). Sinon, regroupez à l’annuel pour plus de lisibilité.
Astuce Reglio : ajoutez vos lots et tantièmes, importez le relevé de copro → l’app calcule, édite les courriers et met à jour la provision pour l’année suivante.