Quittance de loyer : modèle gratuit à télécharger + envoi automatique
Tout savoir sur la quittance : utilité, mentions indispensables, modèle prêt à copier-coller, envoi mail/PDF et automatisation mensuelle avec Reglio.
Quittance de loyer : modèle gratuit à télécharger + envoi automatique
Chaque fin de mois, même rituel : paiement reçu, demande de quittance… et vous rouvrez un vieux fichier. Et si tout partait automatiquement au bon format, avec les bonnes mentions ? Voici le guide express + un modèle prêt à l’emploi.
En bref — La quittance atteste que le loyer (et les charges) de la période est payé. À inclure : période, logement, montants (loyer/charges/total), date & mode de paiement, formule de décharge. Bonus : envoyez-la automatiquement chaque mois en PDF.
1) Quittance, reçu, avis d’échéance : ne pas confondre
- Avis d’échéance : rappel avant paiement (montant & date).
- Quittance : document après paiement, qui décharge le locataire de ce qui est dû pour la période.
- Reçu : si paiement partiel, délivrez un reçu du montant perçu (pas une quittance complète).
2) Les mentions indispensables
| Élément | Ce qu’il faut écrire |
|---|---|
| Identité bailleur/locataire | Nom complet, coordonnées utiles |
| Logement | Adresse complète louée |
| Période concernée | Ex. « Quittance du loyer de octobre 2025 » |
| Montants | Détail loyer / charges / total (arriérés/avoirs à part) |
| Paiement | Date de réception & mode (virement, chèque…) |
| Formule de décharge | « Donne quittance pour la période » |
| Lieu, date & signature | Signature manuscrite ou nom du bailleur (PDF) |
Astuce : si le paiement est partiel, émettez un reçu du montant encaissé. La quittance vaut pour un paiement complet.
3) Modèle de quittance (copier-coller)
QUITTANCE DE LOYER
Bailleur : [Nom Prénom] – [Coordonnées]
Locataire : [Nom Prénom]
Logement : [Adresse complète]
Période : [Mois Année] • Date de paiement : [JJ/MM/AAAA] • Mode : [Virement/Chèque/Autre]
Montants :
- Loyer : [€]
- Charges : [€]
Total payé : [€]
Je soussigné(e) [Nom du bailleur], déclare avoir reçu de [Nom du locataire] la somme de [€] au titre du loyer (et charges) pour la période indiquée ci-dessus et lui donne quittance de toutes sommes dues à ce titre pour ladite période.
Fait à [Ville], le [JJ/MM/AAAA]
[Signature / Nom du bailleur]
4) Envoi par email & PDF : bonnes pratiques
- PDF léger (≤ 200 Ko), nommé proprement :
quittance-[mois]-[annee]-[nom-locataire].pdf - Objet d’email standard : « Quittance de loyer – [Mois Année] – [Adresse] »
- Message court : « Bonjour, veuillez trouver votre quittance de loyer en pièce jointe. »
- Archivage : dossier par bien et par année (ex. /Quittances/2025/Studio-Republique/)
Stop au copier-coller — Reglio génère et envoie automatiquement vos quittances en PDF après détection du paiement.
5) Questions fréquentes (FAQ)
La quittance est-elle obligatoire ?
Vous la fournissez à la demande du locataire. Beaucoup de bailleurs l’envoient d’office pour éviter les relances.
Quittance partielle : possible ?
Non. En cas de paiement incomplet, délivrez un reçu du montant perçu et régularisez une fois le solde payé.
Quittance papier ou électronique ?
Les deux conviennent. L’email avec PDF joint est courant (pratique et traçable). Conservez l’archive côté bailleur.
Puis-je inclure l’assurance habitation locataire ?
La quittance porte sur le loyer et les charges. L’attestation d’assurance est à conserver séparément (à jour chaque année).
Combien de temps garder les quittances ?
Conservez-les au moins 3 ans (et idéalement toute la durée du bail + 3 ans) pour répondre aux demandes administratives.
Astuce Reglio : connectez vos comptes bancaires — dès que le loyer arrive, Reglio génère la quittance et l’envoie automatiquement au locataire. Historique et réémission en 1 clic.